アメリカのマックマニアのサイトでメール整理術の紹介Macworld: Feature: The inbox makeoverがあったので、紹介します。
『Getting Things Done』という、まあ日本で言うと野口悠紀夫の『超整理法』みたいな生産性向上手法の流れを汲む発想のものですが、簡単に応用が効くので、ご参考まで。
やり方は単純。受信箱（INBOX)の中に７つのフォルダを作る。
- Respond （簡単な返信を送れば済むもの）
- Action （簡単な返信では済まずに作業が必要なもの）
- Hold （保留というか、近日中に参考にしたい情報があるもの。）
- Waiting （誰かが返事をしてきた時に、何らかのアクションが必要となるもの）
- Aｒchive （今後の為に取っておく必要があるもの）
- Trash （スパムやジャンクメールなど、取っておく必要の無いメール）
- 受信箱には常に『未読』のものしか置かない。
- メールを読んだら、返事を書いたり、何らかのアクションを起こす前にそのメールを上記のフォルダのどれかに振り分ける。
- 振り分けがすんだら、救急病院でいう『トリアージュ』の考え方（緊急度、重要度に基づき、何から処置をするか決める事。病院だとたとえば軽傷の怪我人の処置をしている最中に心臓発作の患者が来たら、どちらを優先するか？）でそれぞれのメールの処置をして、済んだ物はArchiveに入れるか、捨てるのか、適宜処理する。
- こうすれば、手が空いたら『Respond』フォルダでシンプルな案件を処理。少し頭の回転が必要なものは『Action』フォルダを一覧して、取り組む順番を決めて、取り掛かる。又は誰かに処理を依頼して、それを『waiting』に移動させる。
- これで、取りこぼしは無くなるし、自分の限られた時間を有効に使う事が出来る。
実際の運用としては、
うーん、正論だけど、実行は難しいかも。筆者のような凡人だと、RespondとActionに入れたまんまになる案件が大量に溜りそうです。
